POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Última actualización: [01/01/2026]
En MaiaHR valoramos la confianza de nuestros clientes y usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos los datos personales tratados a través de la Plataforma.
1. Responsable del Tratamiento
MaiaHR, con domicilio en Ciudad de Panamá, República de Panamá, es responsable del tratamiento de los datos personales conforme a esta Política.
2. Datos Personales Tratados
Podemos tratar, entre otros: – Datos de identificación y contacto. – Datos laborales y contractuales. – Datos de uso de la Plataforma. – Información necesaria para la gestión de nómina y RRHH, según los módulos activados por el Cliente.
3. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales se tratan para: – Prestar y administrar los servicios de MaiaHR. – Cumplir obligaciones legales y contractuales. – Mejorar la funcionalidad, seguridad y experiencia de la Plataforma. – Soporte, comunicaciones operativas y atención al cliente.
4. Base Legal
El tratamiento se realiza con base en: – La ejecución de un contrato. – El cumplimiento de obligaciones legales. – El consentimiento del titular, cuando corresponda.
5. Encargados y Transferencias
MaiaHR podrá apoyarse en proveedores tecnológicos (encargados del tratamiento) bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad. No vendemos datos personales. Las transferencias internacionales se realizarán conforme a la normativa aplicable.
6. Seguridad de la Información
Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o uso indebido, incluyendo controles de acceso, cifrado, monitoreo continuo y políticas internas de seguridad de la información.
7. Tratamiento de Datos Sensibles, Nómina y Obligaciones Laborales
En la medida en que el Cliente active módulos que impliquen el tratamiento de datos sensibles, datos laborales y/o datos financieros (incluyendo información de nómina, compensaciones, deducciones, beneficios y obligaciones legales), el Cliente declara y garantiza que: – Cuenta con la base legal necesaria para el tratamiento de dichos datos conforme a la legislación aplicable. – Ha informado adecuadamente a sus colaboradores sobre el uso de la Plataforma. – Es responsable de la exactitud, licitud y actualización de la información ingresada.
MaiaHR actúa como encargado del tratamiento, procesando dicha información únicamente bajo instrucciones documentadas del Cliente y para la correcta prestación de los servicios.
8. Inteligencia Artificial y Automatización
La Plataforma de MaiaHR incorpora funcionalidades basadas en Inteligencia Artificial (IA), aprendizaje automático y analítica avanzada con el objetivo de optimizar procesos de RRHH, mejorar la eficiencia operativa y apoyar la toma de decisiones.
El Usuario reconoce y acepta que: – Las recomendaciones, predicciones o sugerencias generadas por sistemas de IA tienen un carácter asistido y no sustituyen el juicio humano ni las decisiones finales del Cliente. – MaiaHR no garantiza resultados específicos derivados del uso de funcionalidades basadas en IA. – El Cliente es responsable de validar y supervisar las decisiones tomadas con apoyo de dichas herramientas.
MaiaHR se compromete a utilizar modelos y procesos de IA de forma responsable, con controles razonables para mitigar sesgos, errores y usos indebidos.
9. Módulo Loyalty – Datos, Ubicación y Analítica de Consumo
Cuando el Cliente habilite el Módulo Loyalty, podrán tratarse datos necesarios para operar el programa, tales como: – Identificadores y datos de contacto (p. ej., nombre, correo, teléfono), – Datos transaccionales o de participación (p. ej., acumulación/redención de puntos, cupones, encuestas), – Preferencias y métricas de uso para analítica y mejora del servicio, – Datos de ubicación si el usuario habilita permisos (por ejemplo, para mostrar comercios cercanos o activar recordatorios por proximidad).
Transparencia en modalidad: Aunque el módulo pueda presentarse bajo marca MaiaGo, el Usuario reconoce que determinados tratamientos pueden ser ejecutados por proveedores tecnológicos subyacentes para operar el programa. MaiaHR/Cliente proveerán la información legal necesaria (incluyendo referencias a proveedores y finalidades) para cumplir con las obligaciones de transparencia y consentimiento aplicables.
Ubicación: Cuando se utilice ubicación, esta se tratará conforme a las configuraciones del dispositivo y finalidades informadas (p. ej., notificaciones por cercanía). El usuario podrá desactivar el permiso en cualquier momento, entendiendo que ello puede limitar ciertas funcionalidades.
Terceros: En la medida que el Módulo Loyalty sea provisto por terceros, estos podrán tratar datos bajo sus propias políticas, y MaiaHR/Cliente deberán asegurar la base legal y transparencia necesarias frente a los titulares.
10. Biometría y Reconocimiento Facial
En caso de que el Cliente habilite módulos que utilicen datos biométricos, incluyendo tecnologías de reconocimiento facial para control de asistencia u otros fines laborales: – Dichos datos serán considerados datos personales sensibles. – El Cliente declara contar con el consentimiento expreso, previo e informado de los titulares, cuando así lo exija la ley. – El uso de biometría se limitará estrictamente a las finalidades configuradas por el Cliente y permitidas por la normativa aplicable.
MaiaHR implementa medidas de seguridad reforzadas para el almacenamiento y procesamiento de datos biométricos y no utilizará esta información para fines distintos a los instruidos contractualmente por el Cliente.
11. Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, oposición, supresión y portabilidad, conforme a la ley aplicable, contactándonos a info@maiahr.com.
12. Conservación de Datos
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas o las exigencias legales.
13. Cookies y Tecnologías Similares
La Plataforma puede utilizar cookies y tecnologías similares para fines funcionales y analíticos. El Usuario puede gestionar sus preferencias desde su navegador.
14. Modificaciones
MaiaHR podrá actualizar esta Política de Privacidad. Las modificaciones serán publicadas oportunamente en la Plataforma.
15. Cumplimiento Normativo – Ley 81 de Panamá
MaiaHR cumple con la Ley 81 de 26 de marzo de 2019, su Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021 y demás normativa aplicable en la República de Panamá sobre protección de datos personales.
En particular: – Se garantiza el tratamiento lícito, leal y transparente de los datos personales. – Los datos se tratan únicamente para finalidades determinadas, explícitas y legítimas. – Se aplican principios de proporcionalidad, minimización y confidencialidad. – Se habilitan mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos conforme a la Ley 81 (acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad cuando aplique).
Cuando MaiaHR actúa como encargado del tratamiento, el Cliente mantiene la calidad de responsable del tratamiento, conforme a la definición de la Ley 81.
16. Contacto
Para consultas relacionadas con esta Política o el ejercicio de derechos bajo la Ley 81, puede escribirnos a info@maiahr.com.
ANEXO I – DATA PROCESSING AGREEMENT (DPA)
Este Data Processing Agreement (el “DPA”) forma parte integral de los Términos y Condiciones y regula el tratamiento de datos personales realizado por MaiaHR en nombre del Cliente, conforme a la Ley 81 de Panamá y estándares internacionales de protección de datos.
1. Roles de las Partes
• Cliente: Responsable del Tratamiento.
• MaiaHR: Encargado del Tratamiento.
2. Objeto del Tratamiento
MaiaHR tratará datos personales exclusivamente para la prestación de los servicios contratados, conforme a las instrucciones documentadas del Cliente.
3. Categorías de Datos y Titulares
Los datos tratados pueden incluir: – Datos identificativos y de contacto. – Datos laborales y contractuales. – Datos financieros y de nómina. – Datos biométricos, cuando el Cliente habilite dichos módulos. – Datos de participación y uso de módulos de beneficios/lealtad (p. ej., puntos, cupones, encuestas), cuando el Cliente habilite dichos módulos.
Los titulares de los datos son colaboradores, candidatos, excolaboradores y usuarios autorizados del Cliente.
4. Obligaciones de MaiaHR como Encargado
MaiaHR se compromete a: – Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente. – Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de la información. – Garantizar que el personal autorizado esté sujeto a obligaciones de confidencialidad. – No subcontratar el tratamiento sin garantías contractuales adecuadas. – Asistir al Cliente en la atención de solicitudes de los titulares y en el cumplimiento de obligaciones legales.
5. Sub encargados
El Cliente autoriza a MaiaHR a utilizar sub encargados tecnológicos necesarios para la prestación del servicio, siempre que estos asuman obligaciones de protección de datos equivalentes a las aquí establecidas.
Cuando el Cliente habilite el Módulo Loyalty, el Cliente reconoce que dicho tercero podrá tratar datos bajo su propia arquitectura y condiciones. MaiaHR procurará contar con acuerdos adecuados con estos proveedores y, cuando aplique, los considerará subencargados.
6. Transferencias Internacionales
En caso de transferencias internacionales de datos, MaiaHR garantizará que se adopten medidas adecuadas conforme a la Ley 81 y estándares reconocidos de protección de datos.
7. Violaciones de Seguridad
MaiaHR notificará al Cliente sin dilación indebida ante cualquier incidente de seguridad que comprometa datos personales, proporcionando la información razonablemente necesaria para su gestión.
8. Conservación y Eliminación de Datos
Al finalizar la relación contractual, MaiaHR eliminará o devolverá los datos personales al Cliente, salvo obligación legal de conservación.
9. Auditoría
El Cliente podrá solicitar información razonable para verificar el cumplimiento de este DPA, respetando la confidencialidad y seguridad de los sistemas de MaiaHR.
10. Anexo de Tratamiento por Módulos
Cuando el Cliente habilite el Módulo Loyalty:
– Finalidad: operación del programa de lealtad (acumulación/redención), envío de comunicaciones asociadas (notificaciones, promociones), analítica y mejora del servicio. – Datos: identificadores y contacto; datos de participación (puntos, premios, cupones, encuestas); y, si el usuario lo habilita, datos de ubicación para funcionalidades de proximidad. – Base legal: ejecución de la relación laboral/beneficios y/o consentimiento del titular cuando aplique (p. ej., ubicación, marketing).
11. Prelación
En caso de conflicto entre este DPA y otros documentos contractuales, prevalecerá este DPA en materia de protección de datos personales.
